1. Lidwoorden

Lidwoorden worden niet opgenomen.
  • Den Moortelput wordt Moortelput

2. Hoofdlettergebruik

Alle onderdelen van een term beginnen met een hoofdletter, tenzij grammaticaal anders vereist.
  • Wagenaars Veld, Dewulfs Akker
  • Maar: ’s-Gravenhage
Uitzondering: 'van', 'te', 'ten', 'ter', 'van de', 'van den' en 'van het' in het midden van een samengestelde term worden met kleine beginletter geschreven.
  • Hof van Brabant, Hof ter Meet, Hof te Assenede, Hof van den Duumen

3. Spelling

De hedendaagse spelling wordt zoveel mogelijk gebruikt.
  • Bossche wordt Bosse of Bos
  • Beemel wordt Bemel
  • Paardeweide wordt Paardenweide
  • Craeyenacker wordt Kraaienakker

4. Leestekens

De termen worden ingegeven volgens de regels van de Nederlandse taal, dus met de vereiste leestekens.
  • ’s-Gravenhage, ’s-Mulders

5. Verwijzingen

Verwijzingen kunnen zowel slaan op een andere term binnen hetzelfde bestand als op een term in een andere gemeente.
  • Zie-verwijzingen
    • Makegem zie: Oudegem
    • Hoks Paal zie: Toks Paal
  • Zie ook- verwijzingen
    • Gouden Akker zie ook: Drongen
    • Grondherding zie ook: Herding

6. Evoluties

'<': De eerste (latere) term is afgeleid van de tweede (vroegere) term.
  • Asserendries < Esserdries
'>': De eerste (vroegere) term evolueerde naar de tweede (latere) term.
  • Hongerstraat > Onderstraat
Ook suggesties voor vergelijkingen komen voor.
  • Voorste Stede vergelijk: Voordstede